Annonce #000142

Description générale

L’assistante de direction accompagne la dirigeante afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de l’agence. Véritable personne de confiance, elle organise, gère, coordonne et assure le suivi de toutes les activités visant à seconder la direction.

Elle joue également un rôle clé en supportant l’équipe de 5 personnes, en assurant le bon fonctionnement interne, le suivi des dossiers et la communication avec les clients, partenaires et artisans.

Vous êtes autonome, dynamique, organisé(e) et force de proposition, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en maintenant un haut niveau de rigueur et de professionnalisme. La maîtrise de l’anglais est un plus.

Missions principales

Gestion administrative & organisation

• Préparer et contrôler les dossiers (documentation, rapports, supports de communication, notes pour réunions).
• Préparer en amont et assurer le suivi des dossiers pour les chantiers.
• Trier, collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information.
• Organiser l’archivage administratif et comptable.
• Faire régulièrement état de l’avancement du travail, des rendez-vous et des courriers à envoyer.
• Réaliser les commandes de matériel et fournitures, vérifier la conformité des livraisons.

Suivi des achats, ventes et contrats

• Assurer le suivi des achats/ventes de divers mobiliers et matériaux.
• Suivre les conditions d’exécution des contrats avec les artisans.
• Assurer un support à l’administration des ventes (clients, factures, bons de livraison).

Communication

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, comptes rendus).
• Assurer le relais entre l’agence et les partenaires sur les livraisons et matériaux.

Suivi comptable

• Établir les factures, suivre les paiements et relancer les impayés.
• Gérer les notes de frais de l’équipe.
• Assurer la gestion complète de certains dossiers et relancer clients et artisans si nécessaire.

Déplacements et logistique

• Pouvoir se déplacer ponctuellement pour récupérer des échantillons ou effectuer des démarches administratives liées aux projets.
• Véhicule personnel requis pour les déplacements.

Profil et expérience attendue

• Minimum 5 ans d’expérience en assistanat de direction ou administratif, idéalement dans l’architecture, la décoration ou la construction.
• Autonomie, dynamisme, organisation et force de proposition.
• Excellente qualité rédactionnelle et rigueur dans la présentation des contenus professionnels.
• Maîtrise avancée des outils bureautiques (Office 365, Excel) et collaboratifs (Notion ou équivalent).
• Confidentialité, sens du service et bonnes compétences en communication.
• Esprit d’équipe et capacité à soutenir plusieurs personnes simultanément.
• Anglais professionnel apprécié.
• Permis de conduire et véhicule personnel requis pour les déplacements.
• Connaissance du secteur architecture/design : un atout.

Conditions

• CDI, temps plein 35h
• Présence sur site – Éguilles
• Période d’essai : 3 mois renouvelable
• Rattachement direct à la dirigeante et support pour une équipe de 5 personnes
• Rémunération : à définir selon profil et expérience

Avantages proposés :

• Mutuelle et prévoyance
• Parking extérieur gratuit
• Cuisine aménagée pour déjeuner sur place
• Environnement de travail convivial et collaboratif
• Possibilité de suivre des formations professionnelles
• Convention collective : congés et avantages sociaux plus favorables que le minimum légal.

📨 Pour postuler :

Envoyer CV + lettre de motivation à : florence@atelierkhai.com

Contact : 06 77 20 54 56

Adresse : 2090 Route des Milles, 13510 Éguilles, France